Aunque al hablar de gastos profesionales puede interpretarse que nos referimos exclusivamente a aquellos que un empleado por cuenta ajena genera con ciertas actividades, en el artículo de hoy vamos a ver los principales gastos que debe afrontar una PYME y cuál es la mejor manera de controlarlos para que no se conviertan en un obstáculo insalvable.
Libro de registro de ingresos y gastos profesionales
El libro de registro de ingresos y gastos profesionales es un documento obligatorio que toda compañía debe llevar al día. Es uno de los elementos que Hacienda puede requerir a una empresa en cualquier momento, ya que analizarlo a fondo es una de las maneras más gráficas de observar la actividad de una empresa.
El problema es que actualizar en tiempo real un libro de registro de gastos profesionales no resulta tan sencillo como podría parecer, más aún a sabiendas de que llegado el momento debe entregarse en formato electrónico.
Nuestro consejo es utilizar un software de facturación que genere dicho libro de forma automática y con el que poder exportarlo en cualquier momento en cualquiera de los formatos aprobados por la agencia tributaria (CSV, XLSX o SII).
Qué gastos profesionales son deducibles
Para que un gasto empresarial sea deducible debe cumplir ciertas condiciones:
- Debe estar directamente ligado a la actividad económica de la empresa.
- También tiene que estar registrado correctamente en los libros de contabilidad.
- Debe quedar perfectamente justificado con su correspondiente factura o ticket.
A partir de aquí, existen distintos gastos deducibles del IRPF, que significa que disminuirán la cuantía a pagar de este tributo para la empresa que cumpla con todos los requisitos necesarios:
- Cuota de autónomo.
- Suministros.
- Servicios de otros profesionales y empresas.
- Salarios y sueldos de empleados.
- Alquiler de bienes inmuebles o vehículos.
- Dietas.
- IVA repercutido.
- Gastos de formación, seguros para los trabajadores o indemnizaciones por despido.
- Impuestos como el IBI o el IEAE.
- Intereses de productos financieros.
- Consumos de explotación.
Cualquiera de estos gastos, siempre y cuando cumplan los tres requisitos mencionados unas líneas más arriba, podrán desgravarse. Esto supondrá un ahorro para las arcas de la empresa, que podrá destinar ese aumento en los beneficios a seguir creciendo.
Cómo llevar la contabilidad al milímetro para saber de cuánto dinero dispone la empresa
Saber a ciencia cierta de cuánto dinero dispone una PYME y, más importante aún, de cuánto dispondrá en un futuro cercano, resulta determinante para poder tomar las mejores decisiones sin hipotecarse y poner en riesgo el capital de la misma.
Cuidar del dinero que entra en la empresa y saber sacar el máximo provecho a la contabilidad de los gastos profesionales y sus posibles deducciones es esencial para establecerse, alcanzar un equilibrio y afianzarse en un mercado cada vez más competido en todos los sectores.