Chez Azkoyen VPS et ses filiales, nous nous engageons à protéger la vie privée et les données personnelles des utilisateurs de nos sites web, services et plateformes numériques, conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données, notamment le règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et la législation applicable dans chaque pays.
La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous traitons les données à caractère personnel.
QUI EST LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
Responsable du traitement : Azkoyen Vending & Payment Solutions, S.L.U.
NIF : B71541411
Siège social : Avda. San Silvestre s/n, 31350, Peralta (Navarre-Espagne)
E-mail : responsableseguridad@azkoyen.com
À QUELLES FINS ET SUR QUEL FONDEMENT JURIDIQUE TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
- Gestion des demandes d’informations générales sur l’entreprise, ainsi que celles concernant nos produits et services. Base légale : intérêt légitime (art. 6.1 f) du RGPD).
- Exercice des droits et gestion de la confidentialité. Base légale : respect d’une obligation légale (art. 6.1 c) du RGPD).
- Conclusion et exécution de contrats commerciaux (vente, distribution, services de maintenance, etc.) : le traitement des coordonnées professionnelles des personnes intervenant dans la conclusion et l’exécution des contrats – qu’il s’agisse d’entrepreneurs individuels ou de personnes agissant en qualité de représentants ou de dirigeants de personnes morales auxquelles elles fournissent leurs services – sera fondé sur l’existence d’un intérêt légitime (art. 6.1 f) du RGPD).
- Respect des obligations légales en matière fiscale, comptable et administrative découlant de la relation contractuelle établie avec la personne concernée. Base légale de légitimation : respect d’une obligation légale (art. 6.1 c) du RGPD).
- Gestion du canal de signalement d’entreprise, coresponsabilité du traitement effectué par les filiales composant le Groupe Azkoyen indiquées dans le Canal de signalement. Base légale : existence d’une obligation légale (art. 6.1 c) du RGPD.
- Envoi d’informations commerciales par Azkoyen VPS à ses propres clients, par tout moyen – y compris les communications électroniques – concernant des produits et/ou services similaires à ceux précédemment souscrits. Base légale : existence d’un intérêt légitime (art. 6.1.f) du RGPD).
- Gestion du service d’assistance technique (SAT). Si vous avez besoin d’accéder à la plateforme SAT, vous pouvez vous inscrire en fournissant votre adresse e-mail, vos nom et prénom. Base légale : existence d’un intérêt légitime (art. 6.1.f) du RGPD), lié à l’exécution d’un contrat (art. 6.1 b) du RGPD).
- En cas d’obtention de votre consentement exprès, envoi d’informations commerciales, par tout moyen – y compris électronique – de la part d’Azkoyen VPS. Base légale : consentement de la personne concernée (art. 6.1 a) du RGPD).
- En cas de consentement à l’utilisation de cookies « non exemptés », des informations sur la navigation sur notre site web seront collectées afin de mesurer l’activité sur celui-ci et, le cas échéant, d’améliorer l’expérience utilisateur et le fonctionnement du site web. Base légale : consentement de la personne concernée (art. 6.1 a) du RGPD).
- Accès au Wi-Fi pour les invités : des informations relatives à l’adresse IP, à l’adresse MAC et à l’historique de navigation seront collectées pendant la connexion afin de vous fournir le service. Base légale : intérêt légitime (art. 6.1 f) du RGPD).
- Dans le cadre des relations avec les candidats à un emploi, Azkoyen VPS pourra traiter les données à caractère personnel figurant dans les CV qu’elle traite. Base légale : mise en œuvre de mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée (art. 6.1 b) du RGPD).
- Gestion des incidents/maintenance des produits et services d’Azkoyen VPS. La personne concernée peut contacter le service d’assistance technique d’Azkoyen VPS. Nous vous informons que l’appel sera enregistré à des fins de contrôle qualité et de gestion des incidents. Base légale : intérêt légitime (art. 6.1 f) du RGPD).
Afin de démontrer que les traitements fondés sur l’intérêt légitime de l’Organisation conformément à l’art. 6.1 f) du RGPD ne portent pas atteinte aux intérêts de la personne concernée en matière de protection de ses données à caractère personnel, un « test de mise en balance des intérêts légitimes » a été réalisé. La personne concernée a le droit d’obtenir des informations supplémentaires concernant ces activités de traitement et sur la nature de cet intérêt légitime, ainsi que de s’opposer au traitement de ses données à cette fin en contactant notre DPD via responsableseguridad@azkoyen.com.
À QUI COMMUNIQUERONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
Vos données à caractère personnel pourront être communiquées à des prestataires de services auxiliaires externes ayant accès aux données à caractère personnel et engagés par Azkoyen VPS, tels que des prestataires de services informatiques ayant accès aux données à caractère personnel (prestataires de services de maintenance technique/informatique, de cybersécurité, d’hébergement), des entreprises de gestion environnementale, des cabinets de conseil, des agences administratives, des agences de recrutement, des agences de publicité et de marketing, ainsi que d’autres prestataires de services auxiliaires qui agiront en tant que sous-traitants sous les instructions de l’entité contractante.
Si vous avez donné votre consentement exprès, vos données pourront être transmises à des fins commerciales aux autres filiales d’Azkoyen VPS.
Afin de gérer la souscription à nos produits et services, vos données seront communiquées aux filiales d’Azkoyen VPS, ainsi qu’aux distributeurs officiels de l’entité responsable ayant signé un accord de collaboration commerciale.
Lorsque la loi l’exige, vos données pourront également être transmises à des organismes des administrations publiques, des auditeurs, des notaires, des experts judiciaires, des avocats, des avoués, des tribunaux et des forces de sécurité dans l’exercice de leurs fonctions.
COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Vos données personnelles ne seront conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. À cet égard, lorsque vos données personnelles ne seront plus nécessaires à la réalisation de ces finalités, elles seront supprimées. Toutefois, elles pourront être préalablement bloquées et ne resteront à la disposition que des juges, des tribunaux, du ministère public ou des administrations publiques compétentes – en particulier des autorités chargées de la protection des données personnelles – pour faire face aux éventuelles responsabilités découlant du traitement, et ce uniquement pendant le délai de prescription applicable.
- Les données personnelles obtenues via le formulaire de contact ne seront conservées que pendant la durée nécessaire pour répondre à la demande d’informations.
- Les données à caractère personnel obtenues via le formulaire d’inscription aux processus de sélection du personnel seront conservées tant que ces processus seront en cours. Elles seront ensuite conservées pendant une période de deux ans, sauf dans le cas des candidats finalement recrutés, dont les CV seront intégrés au dossier professionnel (auquel cas la politique de protection des données applicable au domaine professionnel s’appliquera).
- Les données à caractère personnel obtenues via le canal de signalement seront conservées dans le système de ce canal pendant une durée maximale de trois mois, après quoi les données seront supprimées ou anonymisées, sans préjudice du fait que, dans le cas où une enquête serait ouverte, les données puissent être traitées dans le système d’information des personnes chargées des fonctions de contrôle et de conformité.
- Les données à caractère personnel relatives aux transactions commerciales avec des clients et des fournisseurs exerçant en tant qu’entrepreneurs indépendants, ainsi que les données des représentants légaux et commerciaux des clients et des fournisseurs, seront conservées dans tous les cas pendant toute la durée de la relation contractuelle et pendant six ans après sa cessation, ce délai pouvant être prolongé tant que les délais de prescription des actions sont en vigueur.
- Les données à caractère personnel de nature professionnelle qui auraient été incluses dans des bases de données à des fins commerciales seront conservées tant que nous n’aurons pas connaissance de votre opposition ou du retrait de votre consentement.
- Les données à caractère personnel enregistrées (voix, données d’identification ou autres) par le biais d’enregistrements d’appels seront conservées pendant une durée d’un mois. L’enregistrement de l’appel sera ensuite supprimé.
QUELLES MESURES DE SÉCURITÉ S’APPLIQUENT À VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
Le traitement des données à caractère personnel fournies sera effectué en adoptant les mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles nécessaires pour éviter la perte, l’utilisation abusive, l’altération et l’accès non autorisé à celles-ci, compte tenu de l’état de la technologie, de la nature des données et de l’analyse des risques effectuée.
DES TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SERONT-ILS EFFECTUÉS ?
Des transferts internationaux de données à caractère personnel ne peuvent avoir lieu que dans certains cas ; c’est-à-dire des transferts de données à caractère personnel depuis l’UE vers des territoires ou des organisations internationales situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE).
Dans les cas où cela se produit, Azkoyen VPS s’assurera toujours que l’une des conditions suivantes est remplie : (i) il existe une décision d’adéquation attestant d’un niveau de protection adéquat ; (ii) des clauses types ont été formalisées conformément à la décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission du 4 juin 2021 relative aux clauses contractuelles types pour le transfert international de données à caractère personnel vers des pays tiers ; (iii) aucune des deux conditions précédentes n’est remplie, mais l’une des exceptions prévues à l’article 49 du RGPD s’applique.
COMMENT POUVEZ-VOUS EXERCER VOS DROITS CONCERNANT VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET CONTACTER NOTRE DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES ?
Pour révoquer les consentements accordés le cas échéant, ainsi que pour exercer vos droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation, de portabilité et de ne pas être soumis à des décisions individuelles automatisées, vous pouvez adresser une demande écrite à :
Avda. San Silvestre s/n, 31350, Peralta (Navarre-Espagne), ou
responsableseguridad@azkoyen.com
Si la personne concernée le juge opportun, elle peut contacter notre délégué à la protection des données (DPO) via l’adresse e-mail indiquée ci-dessus, ainsi que déposer la réclamation correspondante en matière de protection des droits auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données.
CARACTÈRE OBLIGATOIRE OU FACULTATIF DES DONNÉES DEMANDÉES
Les données obligatoires de chaque formulaire sont identifiées comme telles par un astérisque (*). Le refus de fournir ces informations empêchera toute communication avec l’utilisateur et, le cas échéant, rendra impossible la fourniture des informations et/ou la prestation demandée.